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一、從員工聘用之日起，人力資源部應(yīng)為每位員工建立一份完整的員工檔案，并妥善保存：
1、員工檔案的內(nèi)容由該員工學(xué)習(xí)、工作過的單位或部門負(fù)責(zé)人和員工本人提供，人事檔案主要由手寫檔案、電腦存儲檔案兩部分組成。
2、個人檔案在員工終止合同時封存，并傳遞至由員工新單位或本人戶籍所在地的人才交流中心或職業(yè)介紹所。
二、員工人事檔案主要包括以下兩部分的內(nèi)容：
1、按照國家要求所建立的檔案的內(nèi)容：
（1）履歷材料：個人履歷表包括教育、培訓(xùn)及工作經(jīng)歷、配偶及子女情況等；
（2）自傳材料：自傳或自傳性質(zhì)的材料
（3）鑒定、考察、考核材料：自我鑒定、鑒定材料、考察材料、教職工年度考核；
（4）學(xué)歷技術(shù)職務(wù)等材料：高校招生報考登記表、畢業(yè)生登記表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表、醫(yī)師資格認(rèn)定申請審核表等；
（5）政治歷史審查材料；
（6）入黨、團材料；
（7）獎勵、處分材料
（8）工資任免等材料：工資升級審批表、調(diào)動人員工資審批表、正常晉升工資審批表、調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表、干部任免審批表、出國人員審查表等；
（9）其他參考材料。
2、按照J(rèn)CI要求所建立的檔案的內(nèi)容：
（1）建檔范圍：醫(yī)院正式職工、派遣制醫(yī)院職工、醫(yī)院返聘醫(yī)師、進修人員、在讀研究生、實習(xí)學(xué)生、復(fù)旦后勤工作人員
（2）檔案內(nèi)容：
1)姓名及姓名的更改、婚姻狀況、職務(wù)職稱變動、學(xué)歷情況、家庭住址、電話號碼、E-mail地址等基本信息；
2)員工崗位職責(zé)；
3)試用期、年度工作評價；
4)有效執(zhí)照、證書等的復(fù)印件；各種證書包括：學(xué)歷學(xué)位（其中醫(yī)師職業(yè)人員的本科學(xué)歷學(xué)位證書屬必備證書）、執(zhí)業(yè)證書、資格證書、上崗證書等。
5)崗前培訓(xùn)（包括：新職工上崗前培訓(xùn)記錄、醫(yī)院崗位培訓(xùn)記錄、科室崗位培訓(xùn)記錄等）。
6)繼續(xù)教育記錄，CPR、ACLS證書的復(fù)印件。
7)醫(yī)療授權(quán)書（處方權(quán)/醫(yī)囑權(quán)），包括：抗菌藥物權(quán)限、精/麻藥物權(quán)限、手術(shù)/操作權(quán)限等。
三、由部門保存的員工個人檔案為按照J(rèn)CI要求制作的紙質(zhì)全部檔案，由人力資源部保存的員工人事檔案為按照中組部要求制作的紙質(zhì)全部檔案和按照J(rèn)CI要求制作的電子版。
四、做好員工檔案保密工作，人事檔案資料只限在下列情況下提供：
1．在人事檔案規(guī)定范圍內(nèi)借閱，不外借，只能在閱檔室查閱或摘抄。
2．外單位政審時，需閱檔的憑閱檔介紹信。
3．員工向人力資源部提出有效證明或充分理由，由人力資源部工作人員代為拷貝所需材料。
4．有特殊需要時，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5．個人檔案至少每三年進行一次回顧，必要時隨時更新。
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